Productivity

13 cách nâng cao hiệu suất làm việc – Phần ba: 7 phương pháp cuối cùng

Những phương pháp bao gồm trong phần này:

  • Pomodoro
  • GTD (Getting Things Done)
  • Biological Prime Time (Tìm thời điểm tối ưu theo nhịp sinh học)
  • Don’t Break the Chain (Duy trì chuỗi hành động)
  • Agile Results
  • Lập danh sách việc Đã xong và danh sách việc Không làm
  • Ma trận Eisenhower

7. Pomodoro

Thích hợp với người: Rất muốn hoàn thành công việc nhưng dễ xao lãng.

Chức năng: Giúp bạn giữ tập trung lâu hơn bằng cách chia công việc thành nhiều phần và thực hiện trong khoảng thời gian ngắn.

1790_original

Nếu bạn trì hoãn những việc quan trọng vì phải mất nhiều thời gian thực hiện hoặc bạn dễ bị xao lãng, phương pháp “chia giai đoạn” (work sprints) sẽ rất có ích.

Mặc dù phương pháp này có nhiều phiên bản, nhưng Pomodoro là phiên bản phổ biến nhất. Theo phương pháp Pomodoro, bạn làm việc trong 25 phút, nghỉ ngơi 5 phút và lặp lại chu kỳ như thế 4 lần, sau đó là một khoảng nghỉ dài hơn. Chỉ đơn giản như thế.

Sau đây là một ví dụ:

  • Làm việc 25 phút
  • Sắp xếp lại bàn làm việc, 5 phút
  • Làm việc, 25 phút
  • Mát-xa đầu, 5 phút
  • Làm việc, 25 phút
  • Đi uống nước, 5 phút
  • Làm việc, 25 phút
  • Nghỉ ngơi 30 phút –đứng dậy và vận động!

Mặc dù nhiều người rất ưa chuộng cách phân bổ thời gian như trên, nhưng số khác lại cảm thấy 25 phút không đủ để tập trung cao độ, còn 5 phút nghỉ giữa giờ làm gián đoạn sự tập trung của họ. Trong trường hợp này, bạn có thể điều chỉnh thời gian làm việc/nghỉ ngơi sao cho phù hợp nhất. Một số người cảm thấy cách phân bổ thời gian theo kiểu “làm 52 phút, nghỉ 17 phút” hoặc “làm 90 phút, nghỉ 20 phút” hiệu quả đối với với họ.

Một số hoạt động mà bạn nên thực hiện trong thời gian nghỉ ngắn:

  • Tập một số động tác yoga đơn giản
  • Đi dạo quanh văn phòng
  • Mát-xa đầu và cổ (giúp giảm căng thẳng)
  • Sắp xếp lại cặp táp/túi xách hoặc dọn dẹp bàn làm việc
  • Hoặc chỉ đơn giản là đi uống nước

(Lưu ý: Bạn nên hạn chế lên Facebook, Twitter, v.v… vì điều này khiến bạn dễ bị cuốn hút và “nghỉ ngơi” lâu hơn thời gian đã định.)

Ứng dụng hỗ trợ:

Marinara (ứng dụng web)

Pomodone (ứng dụng cài đặt cho Windows và Mac)

Pomodoro Time (dành cho thiết bị iOS)

ClearFocus: Productivity Timer (dành cho thiết bị Android)

8. GTD (Getting Things Done)

Thích hợp với người: Đau đầu vì có nhiều việc chưa giải quyết và cần một cách tổ chức mọi việc.

Chức năng: Giúp bạn liệt kê những suy nghĩ, lo lắng và việc cần làm ra giấy (hoặc vào một ứng dụng), sau đó sắp xếp thành những công việc nhỏ có thể xử lý ngay lập tức.

get-things-done-15707063

GTD dễ dàng trở thành phương pháp nâng cao hiệu suất nổi tiếng và bền vững nhất trên thế giới.

David Allen là người đã tìm ra và giới thiệu phương pháp này trong quyển sách bán chạy cùng tên, Getting Things Done. GTD là hệ thống quản lý công việc toàn diện. Mục đích của phương pháp này là giúp bạn bớt căng thẳng vì có quá nhiều việc phải làm bằng cách lưu trữ và tổ chức công việc trong những “bộ nhớ ngoài” như sổ tay hoặc các ứng dụng ghi chú.

Trong khóa học Làm Chủ Thời Gian Thế Kỷ 21, diễn giả Trần Đăng Triều đã từng đề cập chi tiết cách anh tùy biến GTD thành một hệ thống quản lý công việc rất hiệu quả.

Những bước thực hiện cơ bản của phương pháp GTD:

  • Nắm bắt— Dọn dẹp não bộ. Hãy viết ra mọi thứ bạn phải làm bất kể mọi thứ tự. Đừng lo lắng về thời gian và cách thức thực hiện, bạn chỉ cần viết công việc ra. Mẹo hay: Nếu bạn căng thẳng hoặc lo lắng về điều gì, cứ việc thêm nó vào danh sách.
  • Làm rõ— Đưa những suy nghĩ và lo lắng mơ hồ ra khỏi đầu, phân tích nó thành những công việc hay bước hành động cụ thể. Nếu bạn viết ra giấy từ “ngân hàng”, hãy làm rõ là bạn muốn đến ngân hàng để lấy ngân phiếu bảo đảm, gọi cho ngân hàng để vay tiền, hay chỉ kiểm tra tài khoản trực tuyến. Nếu đó là một kế hoạch lớn như chuyển đổi toàn bộ tài khoản ngân hàng và tài khoản đầu tư, có thể bạn sẽ phải suy nghĩ kỹ và chia kế hoạch thành nhiều bước càng nhỏ càng tốt. Những bước nhỏ thì dễ thực hiện hơn, vì vậy nhiều khả năng bạn sẽ muốn giải quyết những việc đó trước tiên.
  • Sắp xếp— Sau khi làm rõ các công việc, giờ là lúc bạn phải sắp xếp thứ tự ưu tiên, đặt thời hạn nếu cần thiết, hoặc phân loại những công việc mà bạn có thể xử lý tất cả cùng một lúc (như gửi email hay gọi điện thoại).
  • Kiểm tra lại— Hãy kiểm tra lại danh sách việc cần làm hàng ngày hoặc hàng tuần. Trong các dự án/kế hoạch, có bước nào còn quá mơ hồ không? Nếu có, hãy phân tích bước đó rõ hơn. Có thời hạn nào không còn phù hợp nữa? Nếu có thì hãy chỉnh sửa lại. Trong danh sách, có việc nào không còn liên quan nữa? Nếu có, hãy loại bỏ việc đó.
  • Hành động— Hãy thực hiện những việc trong danh sách đó. Bạn đã sẵn sàng hoàn thành công việc rồi đấy.

9. Biological Prime Time (Tìm thời điểm tối ưu theo nhịp sinh học)

Thích hợp với người: Yêu thích dữ liệu và việc tự thử nghiệm, muốn tận dụng thời gian để đạt hiệu suất cao nhất.

Chức năng: Theo dõi nhịp sinh học của bạn và tìm ra thời điểm tối ưu để thực hiện hiệu quả nhất mỗi loại công việc.

1793_original

Phương pháp này đòi hỏi bạn phải nghiên cứu nhiều về bản thân và tốn nhiều thời gian chuẩn bị, nhưng bù lại bạn có thể hiểu rõ về hiệu suất cá nhân.

Về cơ bản, nó giúp bạn theo dõi mức năng lượng, động lực và khả năng tập trung để biết được khi nào, ở đâubằng cách nào bạn có hiệu suất cao nhất.

Cách thực hiện: Hãy loại bỏ bất cứ yếu tố nào có thể ảnh hưởng xấu đến năng lượng của bạn – điển hình như việc thay đổi lượng cà-phê-in hấp thụ hoặc thức khuya – cứ sau mỗi giờ, hãy ghi nhận hiệu suất của bạn và tiếp tục làm như vậy trong vài tuần liên tiếp. Những gì bạn ghi nhận có thể khác nhau, nhưng để có được kết quả chính xác nhất thì bạn phải kiên trì nhất có thể. Những phần mềm theo dõi thời gian và hoạt động như Rescue Time hay Toggl có thể giúp ích cho bạn.

Sau khi đã thu thập dữ liệu, bạn hãy xem xét kỹ và tìm kiếm những xu huớng. Thậm chí, bạn có thể chuyển những dữ liệu này thành biểu đồ. Phải chăng động lực của bạn giảm vào những ngày bạn không ăn sáng? Hay bạn mệt mỏi và dễ xao lãng vào khoảng đầu giờ chiều? Hãy bắt đầu dự trữ những thanh thức ăn bổ sung năng lượng, trái cây hoặc sữa chua cho những lúc cần nạp nhanh năng lượng. Bạn làm việc hiệu quả nhất vào khoảng 10 giờ sáng ư? Hãy lên lịch làm những việc quan trọng nhất trong khoảng thời gian đó và xếp lịch họp vào những lúc khác trong ngày.

Bạn sẽ ngạc nhiên về lượng thông tin về bản thân mà mình thu thập được bằng cách thức “nghiên cứu khoa học tại gia” này. Chắc chắn bạn sẽ khám phá ra nhiều điều rất thú vị về những yếu tố giúp bạn nâng cao hiệu suất – nhưng lưu ý là đừng trì hoãn việc ghi nhận mỗi ngày đấy nhé.

Nếu chăm chỉ theo dõi nhịp sinh học cá nhân trong 3 tuần, bạn sẽ biết được cách đạt hiệu suất làm việc cao nhất.

10. Don’t Break The Chain (Duy trì chuỗi hành động)

Thích hợp với người: Muốn hình thành những thói quen hàng ngày mới.

Chức năng: Giúp bạn kiên định thực hiện những thói quen và công việc hàng ngày.

1792_original

Người khiến phương pháp này trở nên nổi tiếng là nghệ sĩ hài Jerry Seinfeld. Seinfeld cho biết, ngày nào ông cũng viết được ít nhất một truyện cười, bất kể tâm trạng ông không tốt hay ông không có ý tưởng nào cả.

Bằng cách nào Seinfeld có thể duy trì thói quen đó? Ông đã dùng một tờ lịch kiểu cũ in 12 tháng trong năm trên một mặt giấy lớn. Ngày nào viết được một truyện cười, ông đánh dấu ngày đó trên lịch bằng một dấu X lớn. Sau vài ngày, các dấu X sẽ nối với nhau thành một chuỗi. Những khi muốn bỏ qua một ngày, ông chỉ việc nhìn lên khoảng trống trên lịch và tự nhủ: sự trì hoãn của ông có thể phá hỏng một chuỗi dấu X vốn đang đều và đẹp.

Đây rõ ràng là một phương pháp tuyệt vời để tạo dựng hoặc thay đổi các thói quen. Phương pháp này không nói lên nhiều về những việc ưu tiên, thời hạn hay tiến độ tổng thể, nhưng nếu bạn đang cố gắng hoàn thành một quyển sách hoặc chạy marathon thì việc nỗ lực đều đặn mỗi ngày là cách duy nhất giúp bạn đạt được mục tiêu.

Ứng dụng hỗ trợ:

Don’t Break The Chain! (dành cho thiết bị iOS)

Habit Streak Pro (dành cho thiết bị Android)

11. Agile Results 

Thích hợp với người: Hướng mục tiêu, phải giải quyết các dự án phức tạp và cần theo đúng tiến độ.

Chức năng: Tập trung vào kết quả và việc sắp thứ tự ưu tiên, đồng thời theo dõi kỹ lưỡng tiến độ chung của các dự án và mục tiêu.

1795_original

Phương pháp này tập trung vào việc sắp xếp các hoạt động thường ngày sao cho phù hợp với những mục tiêu lớn hơn. Cũng như nhiều phương pháp tăng hiệu suất khác, phương pháp này khuyến khích bạn làm việc trong các khoảng thời gian cố định nhưng chú trọng hơn vào kết quả. Bạn phải dành thời gian xem xét việc gì hiệu quả và việc gì có thể cải thiện. Trong khi nhiều phương pháp khác chỉ tập trung vào tiến độ, thì phương pháp này giúp bạn theo dõi cả những việc đã làm lẫn sắp làm.

Để bắt đầu áp dụng phương pháp này, bạn chỉ cần xác định 3 kết quả mong muốn hàng năm, hàng tháng, hàng tuần hàng ngày. Khi đặt ra mục tiêu hàng ngày, bạn cần đảm bảo nó ăn khớp với các mục tiêu hàng tuần. Khi đặt ra mục tiêu hàng tuần, bạn cần đảm bảo nó liên kết với các mục tiêu hàng tháng. Tương tự như thế với các mục tiêu hàng tháng và hàng năm. Vào cuối mỗi giai đoạn, hãy nhìn lại và xem xét những gì bạn đã đạt được. Việc nào hiệu quả? Việc nào bạn vẫn chưa hoàn thành và tại sao? Hãy điều chỉnh các mục tiêu và công việc nếu cần thiết.

Một trong những khía cạnh thông minh nhất của phương pháp này là bạn có thể dùng sự hình dung về kết quả cuối cùng làm động lực thúc đẩy. Bằng cách thường xuyên nhắc nhở bản thân về mục tiêu cuối cùng, bạn có thể lấy lại tinh thần làm việc hăng hái. Ngoài ra, nếu bạn không hoàn thành những mục tiêu hàng ngày hoặc thậm chí hàng tuần thì vẫn không sao cả. Vào cuối mỗi giai đoạn, bạn có thể dành thời gian suy nghĩ về thất bại và đưa ra lựa chọn tốt hơn trong tương lai.

12. Lập danh sách việc Đã xong và danh sách việc Không làm

Thích hợp với người: Mất nhiều thời gian lo lắng về những việc còn tồn đọng, hoặc có nhiều thói quen xấu cản trở hiệu suất làm việc.

Chức năng: Giúp bạn có góc nhìn mới về hiệu suất bằng cách “đảo ngược” danh sách việc cần làm truyền thống.

1794_original

Đôi khi bạn sẽ cảm thấy danh sách việc cần làm giống như một “kẻ biết tuốt khó tính”. Nó nhắc bạn nhớ rằng bạn đã quyết tâm phải xử lý hết email vào cuối ngày, hoặc bạn vẫn còn một công việc quan trọng đã trễ hạn từ tuần trước. Chính vì vậy, bạn dễ quên mất những việc mình đã hoàn thành.

Đây là lúc bạn cần lập danh sách việc Đã xong.

Để lập danh sách này, hãy ghi nhận những gì bạn đã làm được trong ngày. Thay vì để ý đến những việc chưa hoàn thành, hãy tập trung vào sự tiến triển. Xem lại danh sách việc Đã xong vào cuối mỗi ngày.

Nếu bạn thử phương pháp này và cảm thấy nó hơi ngớ ngẩn, hãy tiếp tục trong một hoặc hai ngày. Có thể bạn sẽ thấy rằng bạn làm được nhiều hơn mình nghĩ – và nghiên cứu cho thấy sự tiến triển (dù nhỏ đến mấy) là một động lực mạnh mẽ đối với mỗi người.

Sau khi thử nghiệm danh sách việc Đã xong nếu bạn nhận thấy mình mất nhiều thời gian cho những việc lặt vặt (như trả lời các email không quan trọng) thì hãy thử lập danh sách việc Không làm.

Cách thức thực hiện cũng giống như tên gọi. Hãy liệt kê ra giấy những hoạt động và thói quen xấu mà bạn không muốn làm. Mỗi lần bạn tránh được một hoạt động/thói quen gây xao lãng thì hãy đánh dấu vào danh sách.

Và đến cuối ngày, bạn sẽ biết rõ là mình đã làm việc hiệu quả hay chưa. Bạn đã tránh được việc lặp lại những thói quen xấu ư? Vậy là thành công rồi đấy!

13. Ma trận Eisenhower

Thích hợp với người: Thích biểu đồ, gặp khó khăn trong việc phân loại, và thích sắp xếp ưu tiên theo mức độ quan trọng thay vì phân chia công việc theo loại.

Chức năng: Giúp bạn xác định việc nào khẩn cấp và việc nào không.

1796_original

Ma trận Eisenhower là một phương pháp đơn giản khác để sắp xếp thứ tự ưu tiên cho công việc một cách rất trực quan: vẽ hai trục X và Y. Đây là một công cụ tuyệt vời dành cho người có xu hướng tiếp cận thông tin theo kiểu trực quan. Nó giúp bạn xếp thứ tự ưu tiên cho những dự án phức tạp một cách nhanh chóng và dễ dàng.

Hãy lấy một tờ giấy và vẽ lên đó một dấu cộng thật to; trục X (trục hoành) thể hiện mức độ khẩn cấp, phía bên trái ứng với khẩn cấp nhất còn bên phải ứng với không khẩn cấp. Trục Y (trục tung) thể hiện tầm quan trọng, phía trên cùng là quan trọng nhất còn phía dưới cùng là không quan trọng.

Sau khi vẽ xong bạn sẽ có 4 ô:

  • Khẩn cấp và Quan Trọng
  • Quan trọng nhưng Không khẩn cấp
  • Khẩn cấp nhưng Không quan trọng
  • Không khẩn cấp và Không quan trọng

Bạn có thể chia tất cả các công việc vào những ô này theo mức độ quan trọng/cấp bách, nhờ đó thấy rõ được những việc cần làm ngay bây giờ và những việc có thể (và nên) làm sau.

Cách thực hiện rất đơn giản. Bất cứ lúc nào bạn cũng có thể tạo một ma trận mới chỉ với một cây viết và một tờ giấy. Hãy cầm bút lên và bắt tay vào việc thôi.

Để tìm hiểu chi tiết hơn về phương pháp này, bạn có thể tham khảo bài viết Sống Và Làm Việc “Tinh Gọn” Với Ma Trận Eisenhower.

***

Thế là bạn đã hoàn tất bộ cẩm nang nâng cao hiệu suất cá nhân rồi! Bạn đã chọn được phương pháp phù hợp nhất chưa? Bạn sẽ tiến hành thử nghiệm phương pháp nào trước tiên? Bên cạnh đó, nếu bạn còn biết những bí quyết quản lý công việc hiệu quả nào khác, hãy vào mục Thảo Luận để cùng chia sẻ với mọi người nhé.

Chúc bạn áp dụng thành công các phương pháp và ngày càng làm việc hiệu quả hơn, chất lượng hơn!

Tham khảo – Những khóa học về quản lý thời gian và hiệu suất công việc đáng chú ý của UBrand: 

 Bí Quyết Nâng Cao Hiệu Suất Bản Thân

Sắp Xếp Công Việc Thông Minh Với Ma Trận Ưu Tiên Hành Động (“bạn đồng hành” không thể thiếu của ma trận Eisenhower)

Những Lời Khuyên Hay Nhất Và Tệ Nhất Về Hiệu Suất Làm Việc

Bạn Đã Biết Tạo Nền Tảng Cho Một Nếp Sống Hiệu Quả?

4 Rào Cản Thường Gặp Khiến Bạn Không Hoàn Thành Công Việc

From ubrand

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s