Chưa phân loại, Productivity

13 cách nâng cao hiệu suất làm việc – Phần hai: 6 phương pháp đầu tiên

Chào mừng bạn đã đến với phần 2 của cẩm nang nâng cao hiệu suất làm việc. Bên dưới, chúng ta sẽ lần lượt khám phá 6 phương pháp đầu tiên của cẩm nang, bao gồm:

  • Kanban
  • Làm Việc Khó Nhất Trước (Eating Live Frogs)
  • Lập danh sách việc Phải làm, Nên làm, Muốn làm
  • Phương pháp SMART
  • Phương pháp Hành động (Action Method)
  • Timeboxing (Hạn định thời gian)

1. Kanban

Thích hợp với người: Có khuynh hướng bắt đầu nhiều dự án nhưng chỉ hoàn thành rất ít trong số đó.

Chức năng: Giúp bạn có cái nhìn trực quan về tiến độ của tất cả các dự án.

1782_original

Kanban là một hệ thống cực kỳ đơn giản. Và có lẽ cái gì đơn giản thì hiệu quả. Đôi khi, để xúc tiến công việc thì bạn chỉ cần một hệ thống thể hiện tiến độ của các dự án một cách trực quan.

Cách thực hiện: Sử dụng bất cứ công cụ nào bạn thích (giấy ghi chú hoặc bảng trắng đều được), chia các công việc thành 3 loại: Sẽ làm, Đang làm và Đã làm. Vậy là xong.

Tuy đơn giản nhưng hệ thống này hiệu quả hơn bạn nghĩ.

Bằng cách xếp những việc “Sẽ làm” và “Đang làm” vào một không gian hữu hạn (như bảng trắng), bạn sẽ biết được khối lượng công việc thực sự của mình và tránh làm nhiều việc tại cùng một thời điểm. Mục “Đang làm” sẽ nhắc nhở bạn tập trung thực hiện những dự án hiện tại trước khi bắt tay vào dự án mới. Thêm vào đó, việc nhìn thấy tất cả các công việc sẽ giúp bạn bình tĩnh và kiểm soát được toàn bộ dự án, đồng thời không lẫn lộn giữa các công việc với nhau. Ngoài ra, bạn còn có thể dễ dàng loại bỏ, sắp xếp lại hoặc thêm công việc ở mỗi mục (đặc biệt thuận lợi khi bạn sử dụng bảng trắng, giấy ghi chú hoặc những ứng dụng như kanbantoolkanbanflow).

2. Làm Việc Khó Nhất Trước (Eating Live Frogs)

Thích hợp với người: Có khuynh hướng trì hoãn việc quan trọng, dẫn đến tình trạng trễ hạn hoặc làm việc cẩu thả.

Chức năng: Giúp tránh trì hoãn đồng thời đảm bảo thực hiện đúng việc.

1783_original

Rất nhiều hệ thống và công cụ tăng hiệu suất tập trung vào việc bắt đầu: Miễn là bạn gạch bỏ được một việc khỏi danh sách thì tức là bạn làm việc hiệu quả. Nhưng trên thực tế, việc chọn làm việc nào trước mới tạo ra sự khác biệt lớn về mặt hiệu suất.

Nếu trì hoãn công việc quan trọng nhất đến phút cuối, bạn không hề cải thiện hiệu suất của mình ở đúng chỗ. Và tệ hơn, có thể bạn sẽ bị trễ hạn hoặc làm sơ sài công việc khó khăn nhất và có khả năng sẽ đánh mất uy tín.

Cụm từ “eating the frog first” (ăn con ếch của bạn trước tiên) bắt nguồn từ đại văn hào Mark Twain. Ông được cho là tác giả của câu nói “Ăn một con ếch đầu tiên vào buổi sáng thì cả ngày sẽ không gặp chuyện tồi tệ.”

Cách thực hiện: Sắp xếp công việc hàng ngày của bạn theo mức độ từ khó nhất đến dễ nhất. Khi còn tràn đầy năng lượng, bạn nên hoàn thành những việc quan trọng, đáng sợ và đáng lo nhất (“con ếch” của bạn), lý do là:

  • Khi ấy, năng lượng ý chí của bạn đang dồi dào; nhờ đó bạn làm việc hiệu quả hơn những thời điểm khác trong ngày và với chất lượng cao hơn.
  • Công việc đầu tiên được hoàn thành đóng vai trò là một “chiến thắng nhỏ”, tạo đà cho bạn thực hiện những công việc khác. Các nghiên cứu cho thấy một “chiến thắng nhỏ” sẽ kích thích các nơ-ron ở vùng vỏ não trước trán (pre-frontal cortex), làm tăng khả năng tập trung, sức kiên trì và khả năng chống lại sự cám dỗ.
  • Sau khi hoàn thành công việc khó nhằn nhất (và đôi khi chẳng thú vị gì), bạn còn lại gì nào? Nhiều khả năng đó là những việc mà bạn yêu thích hơn, có nhiều động lực để hoàn thành hơn. Thật tuyệt phải không nào?

Một điều rất quan trọng để học cách làm việc thật sự hiệu quả là chấp nhận rằng bạn không thể tránh được ý muốn trì hoãn. Mấu chốt là bạn phải tập vượt qua thói quen làm giảm hiệu suất này. Như Brian Tracy viết trong quyển Eat that Frog: 21 Great Ways to Stop Procrastinating and Get More Done in Less Time:

“Ai cũng có tính trì hoãn. Sự khác biệt giữa người có hiệu suất cao và người có hiệu suất thấp phần lớn nằm ở việc mà họ chọn trì hoãn”.

3. Lập danh sách việc Phải làm, Nên làm, Muốn làm

Thích hợp với người: Cần sắp xếp ưu tiên công việc, nhưng có xu hướng chuộng làm việc với danh sách hơn biểu đồ.

Chức năng: Giúp sắp xếp ưu tiên theo mức độ khẩn cấp, đảm bảo bạn hoàn tất đúng việc.

1784_original

Sử dụng ứng dụng Google Keep để tạo danh sách việc Phải làm, Nên làm và Muốn làm.

Toàn bộ phương pháp này là để xác định việc nào gấp và không gấp trong hiện tại. Hãy viết ra tất cả các việc rồi xếp loại từng việc là Phải làm, Nên làm hay Muốn làm.

Những việc Phải làm là không thể thương lượng được. “Trả tiền thuê nhà” là một việc Phải làm vào đầu tháng.

Việc Nên làm là việc cần thiết nhưng không bắt buộc phải hoàn thành hôm nay. Trả lời một số email có thể là việc Nên làm. Những việc này cũng quan trọng, nhưng nếu bạn có dời lại một hoặc hai ngày thì cũng không sao cả, nhất là khi bạn có một danh sách việc Phải làm với hạn chót là ngày mai.

Việc Muốn làm là việc bạn thích làm, nhưng có thể không thiết thực hoặc cần thiết trong hiện tại. Nếu muốn, bạn có thể làm những việc đó vào một ngày khác. Học một ngôn ngữ mới là mục tiêu tuyệt vời, nhưng nếu phải lựa chọn giữa việc ngủ đủ 8 tiếng mỗi đêm và việc giao tiếp thành thạo tiếng Bồ Đào Nha, bạn sẽ không mạo hiểm đánh đổi sức khỏe lâu dài của mình chỉ để học một ngoại ngữ mới (mặc dù đó là thứ tiếng hay), đúng không nào?

Một phiên bản phổ biến của phương pháp này là MoSCoW (Must, Should, Could, Won’t), trong đó việc Muốn làm được đổi thành việc Có thể sẽ làm. Ngoài ra còn có mục Sẽ không làm dành cho những việc phiền toái luôn xuất hiện trong danh sách công việc nhưng cuối cùng lại không đáng để bạn bỏ thời gian và công sức thực hiện.

4. Phương pháp SMART

Thích hợp với người: đang bắt đầu một dự án lớn và cần lên kế hoạch trước khi thực hiện

Chức năng: biến những ý tưởng, mục tiêu lớn và trừu tượng thành những kế hoạch rõ ràng và có thể thực hiện được.

1785_original

Phương pháp này đã có rất nhiều cách ứng dụng và điều chỉnh kể từ khi nó xuất hiện cách đây 3 thập kỷ. Về mặt cốt lõi, SMART là giải pháp thực hiện những ý tưởng lớn bằng cách tự đặt ra hàng loạt câu hỏi. Với phiên bản chúng ta đang tìm hiểu, SMART là từ viết tắt tạo thành bởi chữ cái đầu của các từ: Specific (Cụ thể), Measurable (Có thể đo lường), Assignable (Có thể phân công), Realistic (Thực tế), Timely (Đúng hạn).

Bây giờ chúng ta sẽ phân tích từng yếu tố.

  • Cụ thể: Trả lời cho câu hỏi What (Cái gì) – dự án đó là gì và cụ thể bạn muốn đạt được điều gì?
  • Có thể đo lường: Một dự án hoàn chỉnh bao gồm những bước hành động cụ thể, và mỗi bước phải có một mục tiêu rõ ràng. Nhờ đó, khi hoàn thành mỗi bước, bạn sẽ đo lường được mình có đạt được mục tiêu của bước đó hay không, và so với kế hoạch tổng thể mình đã thực hiện đến đâu.
  • Có thể phân công: Ai sẽ phụ trách bước nào? Phải, đây là một trong những phương pháp có thể áp dụng cho làm việc nhóm, nhưng nếu bạn đang thực hiện một dự án cá nhân thì cũng đừng nên bỏ qua bước này. Nếu bạn sử dụng phương pháp SMART thì nhiều khả năng là bạn đang làm một dự án lớn, và một mình bạn không thể hoàn thành trọn vẹn một dự án như vậy.

Nếu có con nhỏ, bạn có thể dùng bước này để cân nhắc kỹ các phương án chăm sóc trẻ (ai sẽ giúp bạn phụ trách việc chăm con, lo công việc nhà?). Nếu đang khởi nghiệp, có thể bạn cần nhờ sự trợ giúp của luật sư hoặc nhà tư vấn tài chính. Hãy nhớ, trong mọi công việc phức tạp, việc nhờ sự trợ giúp sẽ giúp bạn thực hiện dễ dàng hơn.

  • Thực tế: Đây chính là phần hơi khó nhằn của phương pháp SMART. Trong bước này, bạn phải xác định mọi chướng ngại trong lúc thực hiện – những điều có thể đe dọa sự thành công của dự án. Bạn không thể giải quyết một vấn đề nếu không hiểu tường tận nó. Bằng cách cân nhắc kỹ lưỡng những thách thức có khả năng xuất hiện, bạn có thể chuẩn bị kế hoạch đối phó trước khi nó kịp khiến bạn sai lầm.
  • Đúng hạn: Thời hạn là yếu tố quan trọng của hầu hết mọi chiến lược tăng hiệu suất. Lý do là bởi chúng ta làm việc hiệu quả hơn khi bị hạn chế về mặt thời gian. Hãy đặt ra một thời hạn hợp lý cho mỗi công việc có thể đo lường được – tốt nhất là cho bản thân nhiều thời gian hơn cần thiết để trừ hao (tuy nhiên, một số người có thể muốn đặt thời hạn sát sao hơn để xúc tiến công việc nhanh hơn).

Tóm lại, SMART là phương pháp thích hợp nhất để lên kế hoạch cho một dự án lớn hay giải quyết một vấn đề khó khăn. Tuy nhiên, phương pháp này gần như không hiệu quả đối với những công việc thường nhật vốn nằm ngoài một dự án. Đây là phương pháp tuyệt vời cho những ai cảm thấy choáng ngợp bởi dự án có quy mô lớn mà họ đang đảm trách và cần lập kế hoạch để tiến hành.

5. Phương pháp Hành động (Action Method) 

Thích hợp với người: Muốn biến những ý tưởng sáng tạo thành danh sách những việc có thể thực hiện.

Công dụng: Hệ thống hóa các công việc sáng tạo.

1787_original

Được Behance phát triển năm 2006, phương pháp Hành động là một cách thức giúp đơn giản hóa các buổi trao đổi ý tưởng. Vấn đề của hoạt động ‘động não’ và hầu hết các công việc sáng tạo nằm ở chỗ, chúng ta cần tư duy theo kiểu ngẫu hứng để nghĩ ra các ý tưởng hay. Nhưng để thật sự hoàn thành công việc thì ta cần một tư duy theo hướng có hệ thống và trật tự.

Phương pháp Hành động giúp bạn đi từ giai đoạn lên ý tưởng sang giai đoạn lập ra các bước hành động khả thi bằng cách sắp xếp thư tự ưu tiên công việc, đặt thời hạn và phân công (nếu bạn làm việc nhóm). Phương pháp này chia các ý tưởng thành 3 nhóm chính: Cần hành động, Tạm gác lại và Dùng để tham khảo.

  • Nhóm Cần hành động bao gồm những bước cần thiết để hoàn thành dự án.
  • Nhóm Tạm gác lại gồm những ý tưởng thú vị nhưng không phù hợp với kế hoạch chung.
  • Nhóm Dùng để tham khảo gồm những nguồn tư liệu và thông tin bạn cần để hoàn thành dự án. Ví dụ, hướng dẫn về logo và hình ảnh của thương hiệu có thể trở thành nguồn tham khảo cho dự án thiết kế lại trang web nhằm định vị thương hiệu.

Phương pháp Hành động cho phép bạn tiếp nhận và đưa những ý tưởng tuyệt vời, độc đáo vào dự án, trong khi vẫn theo sát một kế hoạch hành động rõ ràng, cụ thể.

Mặc dù phiên bản trực tuyến của phương pháp này đã từng tồn tại một thời gian, nhưng Behance đã ngừng cung cấp phiên bản đó vào năm 2014. Nếu muốn, bạn có thể mua những quyển sổ tay có cấu trúc trang dựa trên phương pháp này. Tuy nhiên, bạn dùng bất cứ công cụ nào cũng được cả.

6. Timeboxing (Hạn định thời gian)

Thích hợp với người: Mất nhiều thời gian trong ngày cho những việc lặt vặt và những khoảng gián đoạn.

Chức năng: Giúp bạn theo sát kế hoạch hàng ngày bằng cách phân bổ những khoảng thời gian cụ thể cho từng loại công việc.

1789_original

Các nhà nghiên cứu nhận thấy những việc nhỏ nhặt và những khoảng gián đoạn trong lúc làm việc có thể khiến bạn mất tập trung đến tận 30 phút. Nếu bạn cảm thấy mình tốn nhiều thời gian cho những việc lặt vặt (như xử lý email) trong khi có quá ít thời gian để giải quyết việc quan trọng, hãy áp dụng phương pháp này.

Cách thực hiện: Hãy chia thời gian trong ngày thành những khoảng thời gian cố định dành cho các công việc cụ thể. Sau đây là một ví dụ:

Các loại công việc khác nhau được quy định bằng các màu sắc khác nhau.

Phương pháp này có rất nhiều cách ứng dụng khác nhau cùng với nhiều phương thức đa dạng giúp hạn định thời gian theo loại công việc, ví dụ như phương pháp Inbox Zero chuyên dùng để xử lý email. Tuy Inbox Zero bao gồm rất nhiều thủ thuật quản lý email hiệu quả (sắp xếp, lưu trữ, hủy đăng ký nhận email, v.v… để bảo đảm hộp thư đến luôn trống) nhưng một trong những nguyên tắc cơ bản của nó là chỉ đọc và trả lời email trong những khoảng thời gian ngắn, cố định, thay vì rải rác trong ngày.

Đây là một cách rất hay để bạn tuân thủ kế hoạch và tránh mất thời gian vì những việc nhỏ nhặt.

Một phương thức khác để hạn định thời gian là lên kế hoạch hằng ngày theo “chủ đề”.

Cách thực hiện cũng giống như tên gọi. Thay vì suốt cả ngày phải chuyển đổi qua lại giữa nhiều loại công việc khác nhau, hãy dành hẳn một ngày cho một loại công việc mà thôi (ví dụ, chủ đề của thứ Hai là viết báo cáo, chủ đề của thứ Tư là viết sách, v.v…). Lên kế hoạch theo “chủ đề” đặc biệt hiệu quả đối với những người cần suy nghĩ sâu, làm những công việc phức tạp, hoặc đảm nhiệm nhiều công việc chuyên môn.

***

Bạn vừa tìm hiểu xong 6 phương pháp nâng cao hiệu suất đầu tiên trong cẩm nang. Bạn đã “chấm” được phương pháp nào rồi? Dù thế nào, hãy tiếp tục khám phá 7 phương pháp khác trong phần 3 để xem bạn có thể chọn thêm bí quyết nào không nhé. 

From ubrand

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s